Préparer votre édition pour le jour J

Les jours précédant votre événement sont essentiels pour vérifier que vos outils, vos données participants et vos opérations sur site sont prêts.

Cette checklist met en avant les principaux éléments à contrôler afin d’assurer une expérience fluide pour les participants et vos équipes terrain.

1. Configurer votre application On Site

Si vous utilisez njuko On Site, assurez-vous que votre édition est correctement configurée avant l’ouverture du retrait des dossards ou du check-in.

Vérifiez que :

• Le module On Site V2 est installé sur votre édition

• Les paramètres sont correctement configurés

• Le QR code de connexion a bien été généré

👉 Consultez l’article associé :
​Comment configurer njuko On Site pour votre édition

Partager le QR code avec les équipes terrain

Assurez-vous que vos bénévoles et équipes sur site disposent du QR code de connexion avant le jour J.

Ils pourront alors :

• Ouvrir l’application

• Scanner le QR code

• Se connecter à l’édition

⚠️ Important
Le QR code destiné aux équipes On Site ne doit pas être confondu avec un QR code participant.

Envoyer les informations aux participants

Si vous utilisez des QR codes participants pour le retrait des dossards ou le check-in, assurez-vous qu’ils ont bien été envoyés.

Si le QR code figurait uniquement dans l’email de confirmation d’inscription, nous recommandons fortement d’envoyer un email pré-course regroupant :

• Les informations pratiques du jour J

• Les horaires

• Les consignes importantes

• Le QR code participant

Cela permet au QR code d’apparaître en haut de la boîte mail des participants pour un accès plus rapide le jour-J.

2. Préparer l’attribution des vagues de départ

Si votre événement utilise des vagues de départ, préparez leur attribution en amont. Deux méthodes sont possibles.

2.1 Attribution automatique

Le menu Vagues de départ permet d’attribuer automatiquement des vagues selon des critères définis.

Par exemple :

• Temps estimé

• Compétition

• Catégorie

• Autres critères personnalisés

Vous pouvez également autoriser les participants à choisir leur vague directement dans le formulaire d’inscription grâce au module Champ - Vagues de départ.

2.2 Attribution manuelle

Vous pouvez également gérer les vagues manuellement.

Pour cela :

• Ajoutez un champ texte caché dans votre formulaire

• Préparez votre répartition des vagues en externe

• Importez les données dans le champ caché via un import de réponses

Cette méthode permet d’attribuer les vagues en masse avant l’événement.

3. Préparer l’attribution des dossards

Nous recommandons d’attribuer les dossards avant le jour J afin de limiter les files d’attente et réduire les manipulations sur site.

Préparez :

• Vos plages de dossards

• Vos règles d’attribution

• Vos imports éventuels

L’attribution peut être basée sur :

• La vague de départ

• La compétition

• Ou d’autres critères selon votre organisation

👉 Articles associés :

Gérer les numéros de dossard individuels
​Créer des plages de dossards équipe

4. Exporter les données participants

Il peut être utile de préparer des exports avant l’événement afin de disposer des informations importantes sur site.

Exemples de données fréquemment exportées :

• Coordonnées des contacts d’urgence

• Informations participants

• Données de compétition

• Statuts d’inscription

• Données médicales ou permissions (si applicable)

Ces exports peuvent ensuite être partagés avec les équipes concernées si nécessaire.

💡 Conseil
Préparez vos profils d’exports quelques jours avant l’événement afin d’éviter toute urgence de dernière minute.

5. Fermer les inscriptions

Si vous souhaitez bloquer les inscriptions avant le jour J :

Éditez chaque compétition puis configurez :

• La date et heure de clôture

• La date limite de modification (si vous souhaitez bloquer les modifications)

Cela empêchera les nouvelles inscriptions ou modifications après la période définie.

⚠️ Important
Si vous utilisez des liens de campagne permettant de contourner les dates de clôture ou les capacités, pensez à les désactiver si vous ne souhaitez plus maintenir les inscriptions ouvertes.

6. Bonnes pratiques avant le jour J

Avant l’ouverture du retrait des dossards ou du check-in, nous recommandons de :

• Tester l’application On Site sur au moins un appareil

• Vérifier l’accès des équipes terrain

• Préparer les exports nécessaires

• Finaliser l’attribution des vagues et dossards

• Envoyer un email pré-course aux participants

• Vérifier les dates de fermeture des compétitions

• Tester les parcours participants si des modifications restent possibles

---

Articles associés

👉 Comment configurer njuko On Site pour votre édition

👉 njuko On Site

👉 Gérer les numéros de dossard individuels

Une bonne préparation du jour J permet de limiter les imprévus et d’offrir une expérience fluide à vos participants comme à vos équipes terrain.