Comment créer des vagues de départ

Les vagues de départ vous permettent d’organiser les départs des participants, de gérer les capacités et d’améliorer la fluidité le jour de l’événement.

Vous pouvez créer et attribuer des vagues de départ directement dans njuko, sans module supplémentaire.
En revanche, si vous souhaitez permettre aux participants ou aux équipes de choisir leur propre vague lors de l’inscription, des modules complémentaires sont nécessaires.

1. Qu’est-ce qu’une vague de départ ?

Les vagues de départ permettent de répartir les participants en différents groupes de départ selon des créneaux horaires, des capacités, des compétitions, des catégories ou des règles personnalisées.

Elles sont couramment utilisées pour :

• Un grand volume de participants

• La sécurité et la gestion des flux

• Le placement compétitif

• Les départs d’équipes

• Les départs par créneau horaire

2. Créer une vague de départ

Rendez-vous dans :

Inscriptions → Vagues de départ → Ajouter une vague de départ

Dans l’onglet Général, configurez :

• Titre

• Nom sur le rapport

• Nombre maximum de participants autorisés dans la vague

• Mode d’attribution : Manuel ou Automatique

• Prix supplémentaire (optionnel)

• Ordre de priorité (utilisé pour l’attribution automatique)

• Filtres d’éligibilité

  Exemples de filtres disponibles :

  • Compétition

  • Membres d’un groupe

  • Date d’inscription

  • Réponses à des questions du formulaire

  • Conditions sur les métadonnées

Puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez créer autant de vagues de départ que nécessaire.

3. Attribution automatique

Une fois vos vagues prêtes, cliquez sur :

Réallouer les vagues de départ

Le système attribuera automatiquement les participants selon les règles, priorités et places restantes configurées.

Cette option est idéale pour les grands événements où une attribution manuelle serait trop longue.

4. Permettre aux participants de choisir leur vague

Si vous souhaitez que les participants sélectionnent leur vague de départ lors de l’inscription, installez le module :

Champ - Vagues de départ

Ce module permet d’ajouter un champ Vagues de départ dans votre formulaire d’inscription.

Étapes de configuration

Installez le module, puis rendez-vous dans :

Inscriptions → Vagues de départ → Ajouter une vague de départ

Créez d’abord vos vagues.

Puis allez dans :

Configuration → Formulaires → Modifier le formulaire d’inscription participant

• Cliquez sur Ajouter un champ

• Sélectionnez Champ basique

• Choisissez Vagues de départ

• Cliquez sur Enregistrer

Ensuite, modifiez le champ :

• Ouvrez l’onglet Paramètres

• Sélectionnez les vagues à afficher

• Ajustez l’ordre d’affichage si nécessaire

• Cliquez sur Enregistrer

Les participants pourront alors choisir parmi les vagues disponibles lors de l’inscription.

5. Permettre aux équipes de réserver une vague

Si vous avez des compétitions par équipes et souhaitez permettre aux équipes de choisir ou réserver une vague, installez le module :

Réserver des vagues de départ pour les équipes

Ce module permet la réservation de vagues au niveau des équipes.

Étapes de configuration

Installez le module, puis rendez-vous dans :

Inscriptions → Vagues de départ → Ajouter une vague de départ

Dans l’onglet Général, configurez la vague.

Puis ouvrez l’onglet Vagues équipes :

• Activez la réservation d’équipe pour cette vague

• Définissez la durée de réservation

• Enregistrez

Ensuite, allez dans :

Configuration → Formulaires → Modifier le formulaire de création d’équipe

• Ajoutez un Champ basique

• Sélectionnez Vagues de départ

• Enregistrez

Puis modifiez le champ :

• Ouvrez Paramètres

• Sélectionnez les vagues à afficher

• Enregistrez

Les équipes pourront alors réserver leur vague lors de la création de l’équipe.

6. Afficher les informations de vague de départ

6.1 Dans les emails

Vous pouvez ajouter la variable :

Vague de départ

Cela permet d’afficher la vague attribuée au participant dans les emails de confirmation, informations course et rappels.

6.2 Dans le tableau de bord participant

Vous pouvez également afficher la vague de départ via un widget Contenu dans le tableau de bord participant.

Cela permet aux participants de retrouver facilement leur vague avant le jour J.

7. Bonnes pratiques

• Finalisez les capacités des vagues avant l’ouverture des inscriptions

• Utilisez l’attribution automatique pour les grands événements

• Utilisez des noms clairs (ex. Vague A – 09:00)

• Incluez les informations de vague dans les emails pré-course

• Affichez les vagues dans le tableau de bord participant

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Si vous souhaitez des conseils sur la meilleure stratégie de vagues de départ pour votre événement, notre équipe sera ravie de vous accompagner.