Entender los flujos de trabajo
Cómo gestionar tu flujo de trabajo básico para los procesos de inscripción individual y de modificación de las inscripciones.
1. ¿Qué son los flujos de trabajo?
Los flujos de trabajo (workflows) son una herramienta esencial para definir el recorrido de tus participantes: te permiten decidir con precisión cuántos formularios y etapas quieres mostrar, cuáles y en qué orden.
Constituyen una forma sencilla de indicar al sistema con qué formulario empezar el proceso de inscripción, de añadir formularios como etapas adicionales, de integrar una exención de responsabilidad, un seguro, integraciones SSO y mucho más.
2. Cómo crear un flujo de trabajo
Instala el módulo Gestor de flujos de trabajo.
En tu edición, ve a Configuración > Flujos de trabajo.
Por defecto, dispondrás de un Flujo de trabajo de inscripción y de un Flujo de trabajo de modificación.
2.1 Flujos de trabajo de inscripción
Los flujos de trabajo de inscripción son los que siguen tus participantes, equipos y grupos durante su primera inscripción.
Para crear uno nuevo:
Haz clic en Añadir un flujo de trabajo > ponle un nombre a tu flujo de trabajo > selecciona Flujo de trabajo de inscripción.
Modifica el flujo de trabajo que acabas de crear y haz clic en Generar el flujo de trabajo por defecto.
Después puedes hacer clic en Organizar para alinear los bloques.
En la paleta situada a la derecha, verás todas las etapas y formularios adicionales que se pueden añadir a tu flujo de trabajo. Solo tienes que arrastrarlos y soltarlos para integrarlos.
Elige la ubicación deseada y crea las flechas de enlace:
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Elimina la flecha “siguiente” del formulario que debe preceder a la nueva etapa (haz clic en la flecha y pulsa la tecla Supr/Retroceso de tu teclado).
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Haz clic en el punto verde de ese mismo formulario y arrastra la nueva flecha verde hasta el formulario añadido.
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Haz clic en el punto verde de tu nuevo formulario y enlázalo con la siguiente etapa deseada.
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Enlaza los botones “anterior” con las etapas anteriores haciendo clic en el punto rojo y arrastrando la flecha hasta el bloque anterior.
2.2 Flujos de trabajo de modificación
Los flujos de trabajo de modificación son los que siguen tus participantes, equipos y grupos cuando modifican una inscripción.
Funcionan exactamente de la misma manera que los flujos de trabajo de inscripción. La única diferencia es que, al crear un nuevo flujo de trabajo, tendrás que seleccionar una de las tres opciones siguientes:
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Flujo de trabajo de modificación de inscripción
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Modificación de un grupo
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Modificación de un equipo
3. Cómo saltar etapas en un flujo de trabajo
Si quieres saltar etapas en función de las competiciones, puedes utilizar el módulo Flujo de trabajo: Salto de etapas en función de las competiciones.
En tu edición, ve a:
Configuración > Flujos de trabajo > Modifica el flujo de trabajo en cuestión
Haz clic en el menú Centro de acciones (arriba a la derecha) > Saltar etapas > Añadir un salto > Selecciona una competición y las etapas a saltar > Guardar.
4. Cómo crear etapas condicionales en un flujo de trabajo
Ve a:
Configuración > Flujos de trabajo > Ajustes (arriba a la derecha) > Etapas condicionadas
Haz clic en el botón “+” para crear una condición.
Añade el nombre en el informe, activa la regla y define tu(s) condición(es).
Después modifica tu flujo de trabajo: verás aparecer un nuevo rombo en la paleta correspondiente a tu condición.
Arrastra esta condición a tu flujo de trabajo y colócala antes de la etapa que quieras condicionar.
