Preparar tu edición para el día de la carrera

Prepara tu edición para el día del evento y asegúrate de que todo funciona correctamente on site.

Los días previos a tu evento son esenciales para comprobar que tus herramientas, los datos de tus participantes y tus operaciones on site están listos.

Esta checklist destaca los principales elementos que debes controlar para garantizar una experiencia fluida a los participantes y a tus equipos de campo.

1. Configurar tu aplicación On Site

Si utilizas njuko On Site, asegúrate de que tu edición está correctamente configurada antes de la apertura de la recogida de dorsales o del check-in.

Comprueba que:

El módulo On Site V2 está instalado en tu edición
Los ajustes están correctamente configurados
El código QR de conexión se ha generado correctamente

👉 Consulta el artículo relacionado:
Cómo configurar njuko On Site para tu edición

Compartir el código QR con los equipos de campo

Asegúrate de que tus voluntarios y equipos on site disponen del código QR de conexión antes del día de la carrera.

Así podrán:

Abrir la aplicación
Escanear el código QR
Conectarse a la edición

⚠️ Importante
El código QR destinado a los equipos On Site no debe confundirse con un código QR de participante.

Enviar la información a los participantes

Si utilizas códigos QR de participante para la recogida de dorsales o el check-in, asegúrate de que se han enviado correctamente.

Si el código QR solo aparecía en el email de confirmación de inscripción, te recomendamos encarecidamente enviar un email previo a la carrera que reúna:

La información práctica del día de la carrera
Los horarios
Las instrucciones importantes
El código QR del participante

Esto permite que el código QR aparezca en la parte superior de la bandeja de entrada de los participantes para un acceso más rápido el día de la carrera.

2. Preparar la asignación de las oleadas de salida

Si tu evento utiliza oleadas de salida, prepara su asignación con antelación. Hay dos métodos posibles.

2.1 Asignación automática

El menú Oleadas de salida permite asignar automáticamente oleadas según criterios definidos.

Por ejemplo:

Tiempo estimado
Competición
Categoría
Otros criterios personalizados

También puedes permitir que los participantes elijan su oleada directamente en el formulario de inscripción gracias al módulo Campo - Oleadas de salida.

2.2 Asignación manual

También puedes gestionar las oleadas manualmente.

Para ello:

Añade un campo de texto oculto en tu formulario
Prepara tu reparto de oleadas de forma externa
Importa los datos en el campo oculto mediante una importación de respuestas

Este método permite asignar las oleadas de forma masiva antes del evento.

3. Preparar la asignación de los dorsales

Te recomendamos asignar los dorsales antes del día de la carrera para limitar las colas y reducir las manipulaciones on site.

Prepara:

Tus rangos de dorsales
Tus reglas de asignación
Tus posibles importaciones

La asignación puede basarse en:

La oleada de salida
La competición
U otros criterios según tu organización

👉 Artículos relacionados:

Gestionar los números de dorsal individuales
Crear rangos de dorsales por equipos

4. Exportar los datos de los participantes

Puede ser útil preparar exportaciones antes del evento para disponer de la información importante on site.

Ejemplos de datos que se exportan con frecuencia:

Datos de contacto de emergencia
Información de los participantes
Datos de competición
Estados de inscripción
Datos médicos o permisos (si procede)

Estas exportaciones pueden compartirse después con los equipos correspondientes si es necesario.

💡 Consejo
Prepara tus perfiles de exportación unos días antes del evento para evitar cualquier urgencia de última hora.

5. Cerrar las inscripciones

Si quieres bloquear las inscripciones antes del día de la carrera:

Edita cada competición y configura:

La fecha y hora de cierre
La fecha límite de modificación (si quieres bloquear las modificaciones)

Esto impedirá las nuevas inscripciones o modificaciones después del periodo definido.

⚠️ Importante
Si utilizas enlaces de campaña que permiten saltarse las fechas de cierre o las capacidades, acuérdate de desactivarlos si ya no quieres mantener las inscripciones abiertas.

6. Buenas prácticas antes del día de la carrera

Antes de la apertura de la recogida de dorsales o del check-in, te recomendamos:

Probar la aplicación On Site en al menos un dispositivo
Comprobar el acceso de los equipos de campo
Preparar las exportaciones necesarias
Finalizar la asignación de oleadas y dorsales
Enviar un email previo a la carrera a los participantes
Comprobar las fechas de cierre de las competiciones
Probar los recorridos de los participantes si todavía es posible hacer modificaciones