Créer mon édition pour l'année prochaine

Quand on organise un événement récurrent, pourquoi tout recommencer de zéro à chaque nouvelle édition ? Sur notre plateforme, la duplication d’une édition vous permet de gagner du temps, éviter les erreurs, et repartir sur une base solide en quelques clics.

Voici comment procéder pour dupliquer votre édition et préparer sereinement la prochaine saison.

1. Pourquoi dupliquer une édition ?

Dupliquer une édition, c’est l’astuce idéale pour :

• conserver tous vos réglages (compétitions, tarifs, formulaires d’inscription, options),

• éviter les oublis en re-partant d’une base complète,

• accélérer la création de votre nouvelle édition,

• garder un historique propre entre vos différentes années.

En résumé : vous gagnez en efficacité sans sacrifier la qualité de votre événement.

2. Comment faire ?

2.1 Étape 1

Tout d’abord, accédez à votre espace organisateur.

Une fois connecté à votre back office, dirigez-vous vers la rubrique “Événements”. C’est ici que vous retrouverez l’ensemble de vos événements passés et en cours.

Repérez l’évènement à dupliquer et cliquez sur les trois points à droite de l’édition, et cliquez sur copier :

Le système vous proposera alors de :

• choisir un nom pour la nouvelle édition (pensez à indiquer l’année, par exemple “Trail de la Montagne 2025”),

• définir les nouvelles dates de votre événement.

Grâce à la duplication, tous les réglages de l’ancienne édition seront repris automatiquement : compétitions, tarifs, options, formulaires… Un vrai gain de temps !

Si vous avez envie de changer beaucoup de choses et ne voulez pas copier l’ancienne édition, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton “+” pour “Ajouter une édition”. Ceci vous permet de créer une toute nouvelle édition. Quelques infos vous seront demandées comme le nom de l’édition (on vous conseille d’ajouter l’année pour vous y retrouver facilement : “Trail de la Montagne 2025”), les dates de l’événement etc. avant de pouvoir sauvegarder la création de votre nouvelle édition.

2.2 Étape 2 : Mettez à jour les éléments spécifiques

Même si la base est reprise, certaines informations doivent être adaptées :

• Vérifiez les parcours (en cas de modification de tracé),

• Actualisez les tarifs ou créez de nouvelles périodes tarifaires si nécessaire,

• Mettez à jour les dates d’ouverture et de fermeture des inscriptions,

• Ajoutez ou modifiez les options proposées (t-shirt, assurance, etc.).

Profitez-en aussi pour vérifier que le formulaire d’inscription est toujours adapté aux nouvelles attentes de votre édition.

Pensez à ajuster le texte de vos mails, et éventuellement de vos messages et tableaux de bords participants.

2.3 Étape 3 : Testez et ouvrez les inscriptions

Avant d’ouvrir votre nouvelle édition au public, prenez quelques minutes pour tester tout le parcours d’inscription en conditions réelles. Cela vous permettra de vérifier que tout est fluide, que les tarifs s’appliquent correctement et que les champs obligatoires sont bien demandés dans le formulaire.

Quand tout est validé, il ne vous reste plus qu’à ouvrir les inscriptions pour lancer officiellement votre événement !

2.4 En résumé

Dupliquer une édition, c’est simplifier la gestion de votre événement tout en vous assurant de ne rien oublier.

Quelques clics suffisent pour partir sur de bonnes bases, actualiser ce qui doit l’être et vous concentrer sur l’essentiel : offrir une expérience inoubliable à vos participants.