Gestion des documents participants et des justificatifs

Vous pouvez demander aux participants de téléverser des documents lors de leur inscription, puis les consulter, valider ou refuser directement depuis la plateforme.

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Cela est particulièrement utile lorsque l’inscription nécessite des justificatifs, tels que :

• une preuve de performance

• une licence

• un certificat

• une autorisation parentale

Par exemple, vous pouvez demander aux participants de fournir une preuve d’un marathon déjà réalisé avant de leur permettre de s’inscrire à une épreuve qualificative.

L’utilisation d’un champ fichier combiné à la visionneuse de documents vous permet de gérer ces documents efficacement et de tenir les participants informés de leur statut.

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Vue d’ensemble de la configuration

Pour mettre en place la validation des documents, vous devez :

• Installer les modules nécessaires

• Créer un champ fichier dans votre formulaire

• Créer des emails pour les documents acceptés et refusés

• Configurer la visionneuse de documents

• Ajouter le widget de statut de dossier au tableau de bord participant

• Vérifier et valider les documents

Une fois configuré, les participants pourront téléverser leurs documents et vous pourrez les valider directement depuis la plateforme.

1. Configuration

1.1 Installer les modules nécessaires

Installez les modules suivants :

• Visionneuse de documents

• Widget - Statut de dossier

Ces modules permettent de consulter les documents et d’afficher leur statut aux participants.

1.2 Créer le champ fichier

Rendez-vous dans :

Configuration → Formulaires

Modifiez le formulaire individuel (ou un formulaire secondaire sans rôle s’il fait partie de votre workflow).

Ajoutez un champ de type Champ fichier.

Configuration du champ

Paramètres généraux

• Ajoutez un libellé clair
  ​*(ex : Justificatif de marathon réalisé)*

Visibilité

Définissez pour quelles compétitions le champ est :

• Visible

• Requis

• Modifiable

Configuration avancée

Dans Validation, activez le toggle :

• Pièce justificative

Puis cliquez sur Enregistrer.

Important

Si le champ n’est pas obligatoire, les participants pourront téléverser leur document plus tard via leur tableau de bord.

1.3 Créer les emails

Les participants doivent être informés lorsque leur document est validé ou refusé.

Créez deux emails types :

• un pour les documents acceptés

• un pour les documents refusés

Rendez-vous dans :

Communication → Emails → Ajouter un email type

• Destination : Inscrit

• Type d’email : Aucun

Personnalisez votre message.

Variables utiles

Vous pouvez ajouter :

• Statut des pièces justificatives

• Remarques sur les pièces justificatives

• Lien vers le tableau de bord participant

Ces éléments permettent d’indiquer clairement au participant son statut et les actions à effectuer.

Vous pouvez dupliquer l’email d’acceptation et l’adapter pour les refus.

Option : email de relance

Si le champ fichier n’est pas obligatoire, vous pouvez créer un email de relance pour inviter les participants à téléverser leur document plus tard.

Cet envoi peut être automatisé via les règles d’emails.

1.4 Configurer le Document Viewer

Après installation, un nouveau menu apparaît :

Visionneuse

Rendez-vous dans :

Visionneuse → Configuration

Vous pouvez y configurer :

• Les emails utilisés pour les documents validés

• Les emails utilisés pour les documents refusés

• Les données affichées pour chaque document

• L’affichage des tags des inscrits

• La mise en page des informations (ligne ou colonne)

• L’affichage de l’âge du participant

  Si vous affichez l’âge, vous devrez :

  • Mapper le champ date de naissance

  • Définir la date de référence pour le calcul

1.5 Ajouter le widget Statut de dossier

Ce widget permet aux participants :

• de voir le statut de leur document (accepté ou non)

• de téléverser un nouveau document ou document manquant

Rendez-vous dans :

Outils → Tableaux de bord → Participant

Modifiez votre tableau de bord puis :

• Cliquez sur Editer

• Ajoutez un widget

• Sélectionnez Statut de dossier

• Cliquez sur Enregistrer

1.6 Tags de statut du dossier

Une catégorie de tags est automatiquement créée dans votre édition.

Vous pouvez la retrouver ici :

Outils → Tags → Liste des tags

Elle est liée au statut du justificatif et contient les tags :

• Incomplet

• Complet

Ces tags sont appliqués automatiquement selon le statut du document.

Ils peuvent être utilisés pour :

• filtrer les participants

• créer des règles d’emails

• identifier les inscriptions à vérifier

Important
Si votre édition est issue d’une copie ou d’un template, cette catégorie peut ne pas exister.
Nous vous recommandons de vérifier sa présence avant de configurer vos relances ou filtres.

1.7 Vérifier et valider les documents

Une fois les documents transmis, vous pouvez les consulter dans :

Visionneuse → Visionneuse

Depuis cette interface, vous pouvez :

• Visualiser les documents

• Définir le sport et la date de validité du document

• Ajouter une note pour le participant

• Accepter le document et envoyer l’email associé

• Refuser le document et envoyer l’email associé

Utiliser les filtres

Les filtres (en haut à droite) permettent d’organiser votre traitement.

Vous pouvez filtrer par :

• Compétition

• Statut d’inscription

• Type de participant

• Type de justificatif (si vous en avez plusieurs)

• Dates d’inscription

• Ordre d’affichage

2. Outils complémentaires

2.1 Widget « Pièces justificatives à valider »

Vous pouvez ajouter un widget au tableau de bord organisateur affichant le nombre de documents à valider.

Un clic sur ce nombre vous redirige vers la Visionneuse.

Nom du widget :

Pièces justificatives à valider

2.2 Afficher le statut dans la liste des participants

Vous pouvez ajouter une colonne indiquant le statut du dossier dans la liste des participants.

Cela permet d’identifier rapidement les inscriptions incomplètes.

2.3 Restreindre l’accès

Vous pouvez créer un rôle avec accès uniquement à la Visionneuse.

Rendez-vous dans :

Structure → Rôles & Utilisateurs

3. Expérience participant

Une fois le système en place :

• Le participant téléverse son document lors de l’inscription

• Son inscription est marquée Incomplète tant que le document n’est pas validé

• Vous vérifiez le document

• Le participant reçoit un email de validation ou de refus

Ce processus garantit que tous les justificatifs sont vérifiés avant l’événement.

4. Téléversement après inscription

Si vous souhaitez permettre un téléversement ultérieur :

• Laissez le champ fichier non requis

Vous pouvez ensuite :

• Ajouter une mention dans l’email de confirmation

• Envoyer des relances automatiques

Avec les règles d’emails, vous pouvez :

• programmer des relances (ex : chaque semaine)

• cibler uniquement les participants avec un statut Incomplet

Dans ces emails, ajoutez un lien vers le tableau de bord et expliquez la marche à suivre. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les règles d’emails.

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Si vous avez un doute sur la configuration la plus adaptée à votre événement, notre équipe sera ravie de vous accompagner !