Groupes V2

Cette nouvelle version des groupes vous permet de gérer les inscriptions collectives pour votre événement. Idéal pour les entreprises, clubs sportifs, associations ou écoles qui s’inscrivent ensemble.

Cette nouvelle version simplifie la configuration en back-office et le parcours d’inscription public, tout en offrant plus de flexibilité et de contrôle.

1. Ce qui a changé

Groupes V2 introduit une structure totalement repensée :

• Nouveau menu Groupes dans la barre latérale gauche, centralisant tous les paramètres de groupe

• Types de groupe pour définir différentes règles d’inscription

• Un type de groupe par défaut disponible immédiatement

• Formulaire de groupe créé automatiquement, incluant les champs du responsable de groupe

• Les formulaires liés aux groupes sont ajoutés automatiquement aux workflows

• Plus besoin de configurer des dashboards pour le responsable de groupe ou le groupe

• Configuration simplifiée des places réservées

• Configuration unifiée pour toutes les compétitions

Menus précédents supprimés :

• Configuration → Configuration des groupes

• Inscriptions → Liste des groupes

• Inscriptions → Exports → Groupes

• Outils → Tableaux de bord → Groupes et Responsable groupe

⚠️ Les emails doivent toujours être créés manuellement.

2. Configuration générale

2.1 Activer les groupes

Allez dans :

Groupes → Configuration

Activez : Activer les groupes
Cela rend l’inscription de groupe disponible pour votre événement.

2.2 Création de groupe public

Activez la création de groupe par le participant pour permettre aux participants de créer leur propre groupe.

• Activer si :

  • Vous voulez que les participants s’auto-organisent

  • Vous prévoyez beaucoup de groupes

• Désactiver si :

  • Vous voulez une validation manuelle de chaque groupe

  • Les places sont limitées

  • Vous souhaitez un contrôle plus strict

2.3 Définir les limites d’inscription de groupe

Vous pouvez définir des limites pour les places réservées aux groupes :

• Sans limite — les groupes partagent la capacité générale

• Avec limites — recommandé pour une répartition équitable, permet d’utiliser les fonctionnalités de places réservées

Exemple :

• 5 000 places au total dans l’édition

• 1 000 réservables par les groupes

  • 400 marathon

  • 400 semi-marathon

  • 200 10 km

Le système bloque automatiquement les nouvelles réservations lorsque les limites sont atteintes.

3. Types de groupe

Un type de groupe est un modèle définissant les règles pour un type spécifique de groupe.

Accès : Groupes → Types → Ajouter un groupe type

Exemples de types :

• Entreprise / Corporate

• Club sportif

• Écoles

• Associations / Charités

Un type de groupe par défaut est créé automatiquement et ne peut pas être supprimé. Vous pouvez choisir de n’utiliser que ce type pour une configuration simple.

3.1 Configurer un type de groupe

Étape 1 — Paramètres généraux

• Nom du type de groupe et nom du rapport

• Nombre maximum d’inscriptions par groupe de ce type

• Compétitions disponibles pour ce type de groupe

• Visibilité (publique ou privée)

Étape 2 — Places réservées (optionnel)

⚠️ Important : pour utiliser les places réservées, installez d’abord le module Groupes - Places réservées V2.
Un formulaire de places réservées sera automatiquement ajouté aux workflows.

Les places réservées permettent au responsable de groupe de bloquer des places avant que les participants ne s’inscrivent.

Activez également les limites de groupe :
​Groupes → Configuration → Activer les limites de groupe

Options de réservation :

• Places réservées globales — réservation sans préciser la compétition

• Places réservées par compétition — réservation pour des courses spécifiques

Options de tarification :

• Gratuit

• Prix fixe

• Prix actuel

• Tarification par paliers

Autres paramètres :

• Minimum / maximum de places par commande

• Maximum sur toutes les commandes par groupe

• Date d’expiration

• Frais administratifs

💡 Définir une date d’expiration permet d’éviter de bloquer des places inutilisées.

Étape 3 — Validation des places réservées (optionnel)

Activez l’approbation si vous souhaitez valider manuellement les réservations de groupe.

Flux :

1. Le responsable demande des places → statut = en attente

2. L’organisateur révise

3. Approuve (quantité ajustable) ou rejette

4. Notification au responsable

5. Paiement (si requis)

6. Places ajoutées au groupe et utilisables

Étape 4 — Configuration du paiement

Choisissez qui paie :

• Responsable du groupe paie tout

• Participants paient individuellement

• Modèle mixte

Étape 5 — Configuration du dashboard

Configurez le contenu affiché dans le dashboard groupe et le dashboard responsable de groupe.

• Les widgets par défaut sont ajoutés automatiquement.

Depuis ici, vous pouvez :

• Modifier les widgets de contenu (instructions, dates limites, infos utiles)

• Gérer les colonnes de la liste d’inscriptions (ex. : nom, compétition, statut, dossard)

• Définir l’email d’invitation pour que les responsables puissent inviter des participants

  • Créez d’abord l’email dans : Communication → Emails

  • Paramètres :

    • Destination : Inscrits futurs

    • Type : Email d’invitation à rejoindre un groupe

4. Parcours d’inscription public

4.1 Pour les responsables de groupe

Depuis la page publique, les responsables peuvent :

• Créer un groupe

• Réserver des places (si activé)

• Inviter des membres

• Gérer les inscriptions

4.2 Pour les participants

Les participants peuvent :

• Rejoindre un groupe via un lien d’invitation

Ils complètent ensuite leur inscription normalement à l’intérieur du groupe.

5. Utiliser un template existant avec Groupes V1

Si vous copiez une édition ou utilisez un template avec l’ancienne version des groupes :

5.1 Nettoyer l’ancienne configuration

Dans la nouvelle édition :

• Désinstaller tous les modules liés aux groupes

  • Approbation de places prépayées

  • Champ - Groupe facturable

  • Champ - Places réservées pour les groupes

  • Champ - Type de groupe

  • Gestion des compétitions par groupe

  • Group landing page

  • Groupes - Activer les inscriptions dans un groupe

  • Groupes - Codes de réduction

  • Groupes - Places réservées

  • Groupes privés

  • Places prépayées individuelles

  • Places prépayées par équipe

  • Widget - Export groupes

  • Widget - Invitation à rejoindre un groupe

  • Widget - Lien de connexion au groupe

  • Widget - Liste des inscrits d’un groupe

  • Widget - Payer un panier groupe

  • Widget - Places réservées

• Enlever les formulaires de groupe et responsable de groupe des workflows

• Supprimer les formulaires de groupe et responsable de groupe

Vous avez maintenant une édition “propre”.

5.2 Désactiver les Groupes V1

Désactivez les groupes dans toute l’édition :

Configuration → Configuration des groupes → Activer les groupes dans l’édition → Désactiver

Rafraîchissez la page.

5.3 Activer les Groupes V2

Allez dans :

Groupes → Configuration → Activer les groupes → Enregistrer

Rafraîchissez la page.

Le nouveau formulaire de groupe est créé automatiquement et ajouté aux workflows.

6. Différences clés avec l’ancienne version

• Menus multiples → menu unique Groupes

• Configuration manuelle des workflows → configuration automatique

• Formulaires séparés responsable et groupe → formulaire unique

• Activation des groupes par compétition → activation par édition

• Dashboards manuels → dashboards automatiques

• Modules multiples → module simplifié unique

Résultat :

• Mise en place plus rapide

• Moins d’erreurs de configuration

• Workflows plus clairs

• Meilleure expérience participant

7. Bonnes pratiques

• Utiliser des types de groupe pour séparer les audiences

• Définir des dates d’expiration pour les places réservées

• Activer l’approbation si la capacité est limitée

• Tester le parcours public avant le lancement

• Créer des emails dédiés pour les communications de groupe

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Besoin d’aide ?
Notre équipe est là pour vous accompagner dans la configuration de vos groupes, n’hésitez pas à nous écrire.