FFtri : changement de saison et validité des licences
Ce qu'il faut savoir pour gérer correctement la validité des licences sur votre édition en cas de changement de saison.
Vous organisez une épreuve sous l’égide de la FFTRI (Fédération Française de Triathlon) qui se déroule en saison N et dont les inscriptions ouvrent longtemps à l’avance donc en année N-1.
Vous pouvez définir la saison des licences acceptées dans le menu Configuration / FFTri et donc mettre N-1 et N afin que les licenciés puissent s’inscrire même s’ils n’ont pas encore renouvelé leur licence pour l’année N.
Les licences non renouvelées pour l’année N n’étant évidemment pas valables pour participer à l’épreuve, vous devez en temps utile (avant l’événement !) :
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enlever la saison N-1 des licences acceptées (menu Configuration / FFTri)
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recalculer le statut des licences de vos inscrits afin d’identifier les personnes qui ont une licence non renouvelée pour la saison en cours (menu Outils / FFTri)
L’application recalculera les statuts de toutes les licences et affichera le nombre de licences non valides pour la saison en cours.
Cerise sur le gâteau : le statut de dossier des personnes concernées basculera automatiquement en “incomplet” !
Vous pourrez alors envoyer un email de relance aux personnes ayant un dossier incomplet pour les inviter à :
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soit renouveler leur licence pour la saison en cours
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soit indiquer qu’ils sont non licencié et donc déclarer et payer la Licence Expérience (ex Pass compétition)