Grupos V2

Esta nueva versión de los grupos te permite gestionar las inscripciones colectivas de tu evento. Ideal para empresas, clubes deportivos, asociaciones o colegios que se inscriben juntos.

Esta nueva versión simplifica la configuración en el back-office y el proceso de inscripción público, a la vez que ofrece más flexibilidad y control.

1. Qué ha cambiado

Grupos V2 introduce una estructura totalmente rediseñada:

• Nuevo menú Grupos en la barra lateral izquierda, que centraliza todos los ajustes de grupo

• Tipos de grupo para definir distintas reglas de inscripción

• Un tipo de grupo por defecto disponible de inmediato

• Formulario de grupo creado automáticamente, que incluye los campos del responsable de grupo

• Los formularios vinculados a los grupos se añaden automáticamente a los flujos de trabajo (workflows)

• Ya no es necesario configurar paneles para el responsable de grupo ni para el grupo

• Configuración simplificada de las plazas reservadas

• Configuración unificada para todas las competiciones

Menús anteriores eliminados:

• Configuración → Configuración de los grupos

• Inscripciones → Lista de grupos

• Inscripciones → Exportaciones → Grupos

• Herramientas → Paneles → Grupos y Responsable de grupo

⚠️ Los emails siguen teniendo que crearse manualmente.

2. Configuración general

2.1 Activar los grupos

Ve a:

Grupos → Configuración

Activa: Activar los grupos
Esto hace que la inscripción de grupo esté disponible para tu evento.

2.2 Creación de grupo pública

Activa la creación de grupo por el participante para permitir que los participantes creen su propio grupo.

• Actívalo si:

  • Quieres que los participantes se organicen por sí mismos

  • Prevés muchos grupos

• Desactívalo si:

  • Quieres validar manualmente cada grupo

  • Las plazas son limitadas

  • Deseas un control más estricto

2.3 Definir los límites de inscripción de grupo

Puedes definir límites para las plazas reservadas a los grupos:

• Sin límite: los grupos comparten la capacidad general

• Con límites: recomendado para un reparto equitativo, permite usar las funcionalidades de plazas reservadas

Ejemplo:

• 5 000 plazas en total en la edición

• 1 000 reservables por los grupos

  • 400 maratón

  • 400 media maratón

  • 200 10 km

El sistema bloquea automáticamente las nuevas reservas cuando se alcanzan los límites.

3. Tipos de grupo

Un tipo de grupo es un modelo que define las reglas para un tipo específico de grupo.

Acceso: Grupos → Tipos → Añadir un tipo de grupo

Ejemplos de tipos:

• Empresa / Corporate

• Club deportivo

• Colegios

• Asociaciones / Entidades benéficas

Se crea automáticamente un tipo de grupo por defecto que no se puede eliminar. Puedes optar por usar solo este tipo para una configuración sencilla.

3.1 Configurar un tipo de grupo

Paso 1 — Ajustes generales

• Nombre del tipo de grupo y nombre del informe

• Número máximo de inscripciones por grupo de este tipo

• Competiciones disponibles para este tipo de grupo

• Visibilidad (pública o privada)

Paso 2 — Plazas reservadas (opcional)

⚠️ Importante: para usar las plazas reservadas, instala primero el módulo Grupos - Plazas reservadas V2.
Se añadirá automáticamente un formulario de plazas reservadas a los flujos de trabajo.

Las plazas reservadas permiten al responsable de grupo bloquear plazas antes de que los participantes se inscriban.

Activa también los límites de grupo:
​Grupos → Configuración → Activar los límites de grupo

Opciones de reserva:

• Plazas reservadas globales: reserva sin especificar la competición

• Plazas reservadas por competición: reserva para carreras concretas

Opciones de precios:

• Gratuito

• Precio fijo

• Precio actual

• Precios por tramos

Otros ajustes:

• Mínimo / máximo de plazas por pedido

• Máximo en el conjunto de pedidos por grupo

• Fecha de caducidad

• Gastos administrativos

💡 Definir una fecha de caducidad permite evitar que se bloqueen plazas sin usar.

Paso 3 — Validación de las plazas reservadas (opcional)

Activa la aprobación si quieres validar manualmente las reservas de grupo.

Flujo:

1. El responsable solicita plazas → estado = pendiente

2. El organizador revisa

3. Aprueba (cantidad ajustable) o rechaza

4. Notificación al responsable

5. Pago (si es necesario)

6. Plazas añadidas al grupo y listas para usar

Paso 4 — Configuración del pago

Elige quién paga:

• El responsable del grupo paga todo

• Los participantes pagan individualmente

• Modelo mixto

Paso 5 — Configuración del panel

Configura el contenido que se muestra en el panel de grupo y el panel del responsable de grupo.

• Los widgets por defecto se añaden automáticamente.

Desde aquí puedes:

• Modificar los widgets de contenido (instrucciones, fechas límite, información útil)

• Gestionar las columnas de la lista de inscripciones (p. ej.: nombre, competición, estado, dorsal)

• Definir el email de invitación para que los responsables puedan invitar a participantes

  • Crea primero el email en: Comunicación → Emails

  • Ajustes:

    • Destino: Futuros inscritos

    • Tipo: Email de invitación a unirse a un grupo

4. Proceso de inscripción público

4.1 Para los responsables de grupo

Desde la página pública, los responsables pueden:

• Crear un grupo

• Reservar plazas (si está activado)

• Invitar a miembros

• Gestionar las inscripciones

4.2 Para los participantes

Los participantes pueden:

• Unirse a un grupo mediante un enlace de invitación

Después completan su inscripción con normalidad dentro del grupo.

5. Usar una plantilla existente con Grupos V1

Si copias una edición o usas una plantilla con la versión anterior de los grupos:

5.1 Limpiar la configuración anterior

En la nueva edición:

• Desinstala todos los módulos relacionados con los grupos

  • Aprobación de plazas prepagadas

  • Campo - Grupo facturable

  • Campo - Plazas reservadas para los grupos

  • Campo - Tipo de grupo

  • Gestión de las competiciones por grupo

  • Group landing page

  • Grupos - Activar las inscripciones en un grupo

  • Grupos - Códigos de descuento

  • Grupos - Plazas reservadas

  • Grupos privados

  • Plazas prepagadas individuales

  • Plazas prepagadas por equipo

  • Widget - Exportación de grupos

  • Widget - Invitación a unirse a un grupo

  • Widget - Enlace de conexión al grupo

  • Widget - Lista de inscritos de un grupo

  • Widget - Pagar un carrito de grupo

  • Widget - Plazas reservadas

• Quita los formularios de grupo y de responsable de grupo de los flujos de trabajo

• Elimina los formularios de grupo y de responsable de grupo

Ahora tienes una edición «limpia».

5.2 Desactivar los Grupos V1

Desactiva los grupos en toda la edición:

Configuración → Configuración de los grupos → Activar los grupos en la edición → Desactivar

Actualiza la página.

5.3 Activar los Grupos V2

Ve a :

Grupos → Configuración → Activar los grupos → Guardar

Actualiza la página.

El nuevo formulario de grupo se crea automáticamente y se añade a los flujos de trabajo.

6. Diferencias clave con la versión anterior

• Menús múltiples → menú único Grupos

• Configuración manual de los flujos de trabajo → configuración automática

• Formularios separados de responsable y de grupo → formulario único

• Activación de los grupos por competición → activación por edición

• Paneles manuales → paneles automáticos

• Módulos múltiples → módulo único simplificado

Resultado:

• Puesta en marcha más rápida

• Menos errores de configuración

• Flujos de trabajo más claros

• Mejor experiencia para el participante

7. Buenas prácticas

• Usa tipos de grupo para separar los públicos

• Define fechas de caducidad para las plazas reservadas

• Activa la aprobación si la capacidad es limitada

• Prueba el proceso público antes del lanzamiento

• Crea emails específicos para las comunicaciones de grupo

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Nuestro equipo está a tu disposición para acompañarte en la configuración de tus grupos, no dudes en escribirnos.