Gestión de los documentos de los participantes y los justificantes

Puedes pedir a los participantes que suban documentos durante su inscripción y después consultarlos, validarlos o rechazarlos directamente desde la plataforma.

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Esto resulta especialmente útil cuando la inscripción requiere justificantes, como por ejemplo:

• una prueba de rendimiento

• una licencia

• un certificado

• una autorización parental

Por ejemplo, puedes pedir a los participantes que aporten una prueba de un maratón ya completado antes de permitirles inscribirse en una competición clasificatoria.

El uso de un campo de archivo combinado con el visor de documentos te permite gestionar estos documentos de forma eficaz y mantener a los participantes informados de su estado.

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Vista general de la configuración

Para activar la validación de documentos, debes:

• Instalar los módulos necesarios

• Crear un campo de archivo en tu formulario

• Crear emails para los documentos aceptados y rechazados

• Configurar el visor de documentos

• Añadir el widget de estado del expediente al panel del participante

• Comprobar y validar los documentos

Una vez configurado, los participantes podrán subir sus documentos y tú podrás validarlos directamente desde la plataforma.

1. Configuración

1.1 Instalar los módulos necesarios

Instala los siguientes módulos:

• Visor de documentos

• Widget - Estado del expediente

Estos módulos permiten consultar los documentos y mostrar su estado a los participantes.

1.2 Crear el campo de archivo

Ve a:

Configuración → Formularios

Modifica el formulario individual (o un formulario secundario sin rol si forma parte de tu flujo de trabajo (workflow)).

Añade un campo de tipo Campo de archivo.

Configuración del campo

Parámetros generales

• Añade una etiqueta clara
  ​*(p. ej.: Justificante de maratón completado)*

Visibilidad

Define para qué competiciones el campo es:

• Visible

• Requerido

• Modificable

Configuración avanzada

En Validación, activa el interruptor:

• Justificante

Después haz clic en Guardar.

Importante

Si el campo no es obligatorio, los participantes podrán subir su documento más tarde desde su panel.

1.3 Crear los emails

Los participantes deben recibir una notificación cuando su documento sea validado o rechazado.

Crea dos emails tipo:

• uno para los documentos aceptados

• uno para los documentos rechazados

Ve a:

Comunicación → Emails → Añadir un email tipo

• Destinatario: Inscrito

• Tipo de email: Ninguno

Personaliza tu mensaje.

Variables útiles

Puedes añadir:

• Estado de los justificantes

• Observaciones sobre los justificantes

• Enlace al panel del participante

Estos elementos permiten indicar claramente al participante su estado y las acciones que debe realizar.

Puedes duplicar el email de aceptación y adaptarlo para los rechazos.

Opción: email de recordatorio

Si el campo de archivo no es obligatorio, puedes crear un email de recordatorio para invitar a los participantes a subir su documento más tarde.

Este envío se puede automatizar mediante las reglas de email.

1.4 Configurar el Document Viewer

Tras la instalación, aparece un nuevo menú:

Visor

Ve a:

Visor → Configuración

Allí puedes configurar:

• Los emails utilizados para los documentos validados

• Los emails utilizados para los documentos rechazados

• Los datos mostrados para cada documento

• La visualización de los tags de los inscritos

• La disposición de la información (en fila o en columna)

• La visualización de la edad del participante

  Si muestras la edad, deberás:

  • Mapear el campo de fecha de nacimiento

  • Definir la fecha de referencia para el cálculo

1.5 Añadir el widget Estado del expediente

Este widget permite a los participantes:

• ver el estado de su documento (aceptado o no)

• subir un nuevo documento o un documento que falte

Ve a:

Herramientas → Paneles → Participante

Modifica tu panel y después:

• Haz clic en Editar

• Añade un widget

• Selecciona Estado del expediente

• Haz clic en Guardar

1.6 Tags de estado del expediente

Se crea automáticamente una categoría de tags en tu edición.

Puedes encontrarla aquí:

Herramientas → Tags → Lista de tags

Está vinculada al estado del justificante y contiene los tags:

• Incompleto

• Completo

Estos tags se aplican automáticamente según el estado del documento.

Se pueden utilizar para:

• filtrar a los participantes

• crear reglas de email

• identificar las inscripciones que hay que comprobar

Importante
Si tu edición procede de una copia o de una plantilla, es posible que esta categoría no exista.
Te recomendamos comprobar que existe antes de configurar tus recordatorios o filtros.

1.7 Comprobar y validar los documentos

Una vez enviados los documentos, puedes consultarlos en:

Visor → Visor

Desde esta interfaz puedes:

• Visualizar los documentos

• Definir el deporte y la fecha de validez del documento

• Añadir una nota para el participante

• Aceptar el documento y enviar el email asociado

• Rechazar el documento y enviar el email asociado

Usar los filtros

Los filtros (arriba a la derecha) te permiten organizar tu trabajo de revisión.

Puedes filtrar por:

• Competición

• Estado de inscripción

• Tipo de participante

• Tipo de justificante (si tienes varios)

• Fechas de inscripción

• Orden de visualización

2. Herramientas complementarias

2.1 Widget «Justificantes por validar»

Puedes añadir un widget al panel del organizador que muestre el número de documentos por validar.

Al hacer clic en ese número, se te redirige al Visor.

Nombre del widget:

Justificantes por validar

2.2 Mostrar el estado en la lista de participantes

Puedes añadir una columna que indique el estado del expediente en la lista de participantes.

Esto permite identificar rápidamente las inscripciones incompletas.

2.3 Restringir el acceso

Puedes crear un rol con acceso únicamente al Visor.

Ve a:

Estructura → Roles y usuarios

3. Experiencia del participante

Una vez activado el sistema:

• El participante sube su documento durante la inscripción

• Su inscripción se marca como Incompleta mientras el documento no esté validado

• Tú compruebas el documento

• El participante recibe un email de validación o de rechazo

Este proceso garantiza que todos los justificantes se comprueban antes del evento.

4. Subida después de la inscripción

Si quieres permitir una subida posterior:

• Deja el campo de archivo como no requerido

A continuación puedes:

• Añadir una mención en el email de confirmación

• Enviar recordatorios automáticos

Con las reglas de email, puedes:

• programar recordatorios (p. ej.: cada semana)

• dirigirte únicamente a los participantes con el estado Incompleto

En estos emails, añade un enlace al panel y explica los pasos a seguir. Para saber más, consulta nuestro artículo sobre las reglas de email.

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Si tienes dudas sobre la configuración más adecuada para tu evento, ¡nuestro equipo estará encantado de acompañarte!